Preguntas frecuentes
COUPA Supplier Portal (CSP) es una plataforma ubicada en la nube, diseñada específicamente para que compradores y proveedores colaboren mutuamente de forma más sencilla, segura y eficiente. Los proveedores pueden usar el CSP para recibir y gestionar sus órdenes de compra, crear y emitir facturas y también administrar sus catálogos de productos o servicios con compradores específicos. El CSP permite igualmente a los proveedores verificar en tiempo real el estado de todas sus órdenes de compra, facturas y pagos sin tener que comunicarse con el Departamento de Cuentas a Pagar.
Los beneficios de trabajar con COUPA Supplier Portal (CSP) son muchos, destacando:
- Es una herramienta de gestión gratuita para proveedores. Es importante por ello mantener actualizada la información de contacto y los perfiles de usuario de tu organización que vayan a utilizarla.
- Es práctica, intuitiva y fácil de usar: recibes todas las órdenes de compra de forma centralizada y ordenada, y puedes hacer un seguimiento del estado del pago en tiempo real.
- Permite crear y emitir facturas de forma electrónica fácilmente.
- Disminuye el papeleo y ahorra tiempo: deja de ser necesario imprimir y enviar por correo o fax las facturas.
- Procesos estandarizados que generan una gestión más dinámica y unas autorizaciones más rápidas.
Si bien el portal de proveedores de COUPA es un sistema muy intuitivo y fácil de usar, en Grupo Planeta hemos desarrollado recursos adicionales para facilitar su uso y guiar a los proveedores a través de los diferentes procesos y funciones. Estos materiales incluyen un Manual de Soporte a Proveedores y preguntas frecuentes (FAQs).
Los recursos de soporte están disponibles en el sitio web https://proveedores.grupoplaneta.info/. Asegúrate de consultar dichos recursos con regularidad para mantenerte al corriente de posibles actualizaciones.
Siempre podrás cambiar el idioma del portal de proveedores haciendo clic sobre el idioma activo que aparece en la parte inferior de cualquiera de las pantallas del CSP:
Para seleccionar el idioma preferido:
- Desliza el cursor hacia la parte inferior de la pantalla y haz clic en el enlace Español (España).
- Selecciona tu idioma en el listado que se despliega.
Recibirás un correo electrónico con una invitación para registrarte y podrás iniciar la sesión en el CSP en https://supplier.coupahost.com.
Si no has recibido un correo electrónico para vincular tu cuenta a COUPA, verifica tus carpetas de correo no deseado (Spam) o correo basura, o habla con tu contacto comercial en Grupo Planeta y pídele que te reenvíe dicha invitación.
Confirma con tu contacto comercial en Grupo Planeta qué dirección de correo electrónico tuya está utilizando para el envío de la invitación.
Es posible que la configuración de seguridad de tu correo electrónico haya enviado el correo con la invitación a alguna de tus carpetas de correo no deseado o basura: ¡Asegúrate de verificarlas!
La invitación se envía desde la dirección de correo electrónico: Coupa Supplier Portal < do_not_reply@supplier.coupahost.com >
Por tanto, debes incorporar esta dirección a tu lista de remitentes seguros o habilitar la configuración de seguridad de tu bandeja de entrada para permitir que se reciban correctamente los correos electrónicos desde esta dirección.
El administrador de cuentas COUPA del proveedor puede agregar varios usuarios de su organización a la cuenta CSP del proveedor y con distintos niveles de acceso según crea conveniente. Cada miembro, individualmente, recibirá una invitación para crear sus propias contraseñas de acceso al CSP.
En el menú principal, haz clic en la pestaña “Configuración”. En la pestaña “Usuarios”, haz clic en el botón “Invitar a usuario”. Introduce entonces la información solicitada en la ventana que se abre. Podrás configurar múltiples usuarios, que podrán acceder a diferentes funcionalidades del portal de proveedores en virtud de cómo las definas desde tu papel de administrador.
Para más información sobre altas de “Usuarios y permisos” en el CSP, consulta el apartado 2.4 del Manual de Soporte a Proveedores.
Los proveedores deben proporcionar todos los datos requeridos en el portal de proveedores de COUPA (CSP) al configurar su cuenta. De este modo, COUPA completará automáticamente todas las Órdenes de Compra (PO) y las facturas con los referidos detalles generales ya informados (direcciones, plazos de pago, etc.). La orden de compra garantiza que Grupo Planeta pueda revisar y aprobar las facturas emitidas en el CSP por los proveedores de manera adecuada, y de acuerdo con los términos y las condiciones de la orden de compra que corresponda a cada factura.
En el apartado de “Recursos y comunicados” del sitio web https://proveedores.grupoplaneta.info/ encontrarás la relación de las sociedades de Grupo Planeta, y sus correspondientes números de identificación fiscal (NIF), que utilizan COUPA para enviarte órdenes de compra y para recibir tus facturas.
Si eres proveedor de alguna de estas sociedades, recibirás las órdenes de compra a través de COUPA y, para poder gestionarlas y facturarlas, deberás darte de alta en el CSP.
El resto de sociedades de Grupo Planeta que todavía no estén en esta relación incorporarán las funcionalidades de emisión de órdenes de compra y recepción de facturas vía CSP en 2022. Sin embargo, entretanto ya utilizan COUPA para el registro de todos sus proveedores.
Por ello, si también eres proveedor de alguna de estas sociedades, deberás darte de alta en COUPA, pero hasta 2022 seguirás recibiendo los pedidos y deberás facturarlos como llevas haciéndolo hasta ahora.
Consulta en este enlace los NIF de las sociedades de Grupo Planeta que utilizan COUPA para enviarte órdenes de compra y a las que tendrás que facturar vía CSP:
Todas las órdenes de compra de las empresas de Grupo Planeta son visibles en el portal de proveedores de COUPA (CSP). Para generar tus facturas, hay tres opciones:
- Usa el botón “Crear factura” que acompaña el correo electrónico con la orden de compra emitida, y que también aparece en el menú del CSP.
- Usando el portal de proveedores de Coupa (CSP) a través de la opción de “Facturas”. Accede al punto de menú “Facturas”, que es donde se encuentran las facturas enviadas a Grupo Planeta. Puedes crear una factura directamente en esta pestaña seleccionando “Crear factura a partir de la orden de compra”.
- Usando el portal de proveedores de COUPA (CSP) a través de la opción “Órdenes de compra”. Después de iniciar la sesión, localiza la orden de compra que deseas facturar y selecciona el icono amarillo de monedas para crear una factura.
Para más información sobre la emisión de facturas mediante el CSP, consulta el apartado 3.5 del Manual de Soporte a Proveedores.
No puedes. Sólo puedes generar una factura a través del portal de proveedores de COUPA (CSP) cuando ésta tenga su correspondiente orden de compra.
Después de la puesta en marcha de COUPA, se anima y recomienda a los proveedores a que remitan todas las facturas a través del portal de proveedores de COUPA. Así podrán sacar el máximo provecho a la funcionalidad de aprobación automática para la tramitación y el pago de las facturas que ofrece COUPA (siempre que cada factura coincida con su correspondiente orden de compra).
Sí, podrás emitir por el CSP todas tus facturas, siempre contra las órdenes de compra que estén visibles en el portal.
Sí. El CSP requiere un número de factura en el momento de crear una factura; es uno de los campos obligatorios, y debe ser un número de factura exactamente igual al que genera tu propio sistema de facturación.
Evita, eso sí, informar un número de factura que ya hayas utilizado anteriormente para que el sistema lo considere válido. Y, excepto que tu sistema de facturación los utilice, al asignar el número de factura, trata de evitar usar caracteres especiales como ‘#’, ‘.’ , “!”, “ä”, “ü” o “ß”, los espacios y las áreas en blanco.
Puedes ver las facturas enviadas y su estado en tiempo real utilizando el portal de proveedores de COUPA (CSP), al seleccionar la vista “Información sobre el pago”.
El estado de aprobación de tus facturas aparece en tu cuenta del CSP en el historial de facturas. Si estás registrado en el CSP, recibirás un correo electrónico y una notificación de COUPA cuando se apruebe el pago de una factura.
Nada. La factura está en tramitación y se pagará según las condiciones de pago habituales que tengas con nosotros.
Significa que tu factura requiere revisión y aprobación interna por nuestra parte. Una vez aprobada, la factura se pagará de acuerdo a las condiciones de pago que tengamos establecidas contigo.
Cuando se rechaza una factura, Grupo Planeta envía información y detalles que explican el motivo del rechazo/la impugnación en la sección de “Comentarios”, en la parte inferior de la factura. El estado de la factura pasará a “En conflicto”. También recibirás una notificación si tienes configurada la alerta de notificaciones a tal efecto.
Si aun así no tienes claro el motivo, puedes enviar tus preguntas a través del propio portal en la sección de “Comentarios” de la factura para que le lleguen al solicitante de la orden de compra o, alternativamente, contactar con el solicitante para obtener más detalles que te ayuden a resolver la impugnación.
Una vez aclarada la impugnación, y si de ello se deriva tener que modificar la factura, deberás seleccionar el icono de impugnación para anular la factura vía nota de crédito y crear una nueva factura.
Una vez que se ha generado una factura a través del CSP, no se puede cambiar de ninguna manera.
Sí. Desde la pestaña “Facturas” debes seleccionar el botón “Crear Nota de crédito” e indicar el número de factura sobre la que emitirás la nota de crédito:
La información de pago de tus facturas aparecerá en tu cuenta del CSP en el “Historial de facturas”. Si estás registrado en el portal, recibirás un correo electrónico y una notificación de COUPA confirmándote la aprobación del pago.
Aun así, si tienes preguntas adicionales sobre la información de pago, puedes enviar un correo electrónico a atpproveedores@planeta.es.
A continuación, se relacionan los diferentes estados por los que puede pasar la factura:
Borrador: Facturas que has creado pero que aún no has enviado al Grupo Planeta.
Pendiente de aprobación: Facturas que aún no han sido aprobadas por el Grupo Planeta.
Procesada: Facturas que están siendo procesadas por el Departamento de Cuentas a Pagar del Grupo Planeta.
Aprobada: Facturas que han sido aceptadas para el pago por el Grupo Planeta.
Vencida: Facturas que aún no se han pagado y que han llegado a la fecha de vencimiento.
Impugnada: Facturas que tú o el Grupo Planeta habéis marcado como impugnadas para indicar algún tipo de discrepancia en la factura.
Suspendida: La factura impugnada ha sido suspendida. El Grupo Planeta puede notificarte sobre este cambio de estado de la factura y darte instrucciones. Puedes establecer preferencias de notificación para las facturas suspendidas, de forma que te llegue la notificación vía CSP con la mayor brevedad.
Invalidada: Específico para facturas electrónicas compatibles de países de despacho; por ejemplo, México. Indica que un CFDI (formulario de factura legal mexicano) que has enviado no está validado. Las facturas con este estado son visibles solo para ti, no para el Grupo Planeta.