FAQ — Portail Fournisseurs Coupa (CSP)
Le CSP est une plateforme cloud gratuite pour collaborer avec les sociétés du Grupo Planeta avec laquelle vous travaillez. Grâce au CSP, les fournisseurs peuvent recevoir, consulter et gérer leurs bons de commande, créer et émettre leurs factures, et gérer leurs catalogues de produits ou de services pour des acheteurs spécifiques.
Le portail leur permet également de consulter en temps réel l’état de leurs bons de commande, de leurs factures et de leurs paiements, sans avoir besoin de contacter le service comptable ou le service des comptes fournisseurs.
Vous recevrez une invitation par e-mail. Ouvrez le lien, créez votre mot de passe, acceptez la politique de confidentialité et les conditions d’utilisation, puis complétez votre profil.
Vérifiez “Courrier indésirable/Spam” et autorisez le domaine @coupahost.com. Si besoin, demandez à votre interlocuteur chez la société du Grupo Planeta de renvoyer l’invitation ou contactez avec fournisseurs@planeta.es.
Oui, l’interface avec CSP est claire et intuitive, disponible en plusieurs langues, dont le français.
Pour modifier la langue : cliquer sur la langue et la région en bas de la page et sélectionner la langue souhaitée.
Ou changez la langue dans vos menu Paramètres.
Non. Connectez-vous à votre compte CSP existant et ajoutez une connexion avec la société du Grupo Planeta avec laquelle vous travaillez.
Non, l’inscription et l’utilisation de base du CSP sont gratuites. Si un écran d’inscription s’affiche, cliquez simplement sur le bouton « Continuer » dans la colonne «Gratuit».
Oui, c’est le canal privilégié : validation plus rapide, moins d’erreurs et meilleure traçabilité. Facturez via le CSP en suivant le PO/contrat et joignez les justificatifs convenus avec votre interlocuteur (ex. feuille d’émargement, attestation de service fait).
Pour garantir un traitement plus rapide, fluide et sans erreur des factures, nous recommandons vivement à tous les fournisseurs de soumettre leurs factures via le Portail Fournisseurs Coupa (CSP).
L’utilisation du portail permet une meilleure traçabilité, une validation plus efficace et une réduction significative des erreurs administratives.
Uniquement si un contrat valide le prévoit. Sans PO ou contrat valide, la facture peut être refusée.
Maintenez à jour votre profil fournisseur : coordonnées, informations fiscales (TVA/VAT, NIF/TVA …), IBAN/BIC et adresse de facturation. Ces données alimentent automatiquement PO et factures.
Numéro unique et date de facture, PO (si applicable), lignes correspondantes (quantité, prix), taxes, devise, et pièces jointes se demandées (ex. bon de livraison).
Devise différente du PO, taux de taxe incorrect, doublon de numéro de facture, lignes non appariées au PO, IBAN obsolète. Corrigez avant soumission pour éviter les rejets.
Dans le CSP : Factures (invoices) (soumise, en validation, en conflit, payée) et Paiements (le cas échéant). Vous pouvez consulter le détail et télécharger l’avis de règlement quand disponible.
Dans le menu principal du CSP, allez à Admin → Utilisateurs.
Cliquez sur Inviter un utilisateur et renseignez les champs requis (prénom, nom, e-mail professionnel, langue).
Attribuez les rôles et autorisations nécessaires (ex. Facturation, Commandes, Catalogues, Paiements) et, si besoin, limitez l’accès à Grupo Planeta.
Validez : l’invité reçoit un e-mail pour activer son accès. Vous pouvez ensuite modifier, désactiver ou supprimer l’utilisateur depuis le même écran.
Mettez à jour votre IBAN/BIC dans le profil fournisseur et joignez le justificatif demandé (ex. RIB/attestation). Les changements bancaires peuvent impacter les délais de paiement.
Renseignez votre numéro fiscal local (TVA intracom, VAT, etc.) et sélectionnez le code taxe approprié. La devise et les conditions de la facture doivent suivre le PO. (Pour tout conseil fiscal, référez-vous à votre conseiller et au contrat.)
Les e-mails Coupa proviennent du domaine @coupahost.com. Nous ne demanderons jamais votre mot de passe. Vérifiez l’URL avant de saisir des identifiants.
Si vous ne collaborez plus avec les sociétés du Grupo Planeta, vous pouvez demander la désactivation de votre profil.
Dans le CSP, supprimez la connexion à ce client (Company Profile > Customers > Remove Connection) ; votre compte CSP restera actif pour d’autres clients. Pour désactiver votre enregistrement fournisseur chez Grupo Planeta, écrivez à fournisseurs@planeta.es en indiquant raison sociale, NIF/VAT et contact.
Assurez-vous que vos factures/contrats en cours soient clôturés avant la désactivation.
Vous pouvez nous contacter à l'adresse suivante : fournisseurs@planeta.es
N'oubliez pas de maintenir votre compte et vos coordonnées à jour sur le Portail Fournisseurs de Coupa (CSP) pour garantir une communication fluide et efficace.